Tüm program bölümlerinden yapılan işlemler belirli bir tarihten itibaren kesinleştirilir. Böylece bu tarih ve öncesine ait işlem yapılmaması ve bilgilerin güvenirliği ve güncelliği sağlanır. Onaylama tüm program bölümlerinden girilen fişler için ayrı ayrı ya da toplu olarak yapılabilir.
Onaylama işlemi için Ticari Sistem Yönetimi bölümünde yer alan Onaylama ve Toplu Onaylama seçenekleri kullanılır.
Toplu Onaylama seçildiğinde açılan pencerede Onaylanacak Kayıtlar bölümünde, program bölümlerinde kaydedilen işlemler listelenir. Onaylanacak kayıtlar Ekle seçeneği ile Seçilenler alanına aktarılır. Tüm kayıtların onaylanacak olması durumunda Hepsini Ekle seçeneği kullanılır.
Onaylamanın hangi tarih itibarıyla yapılacağı onaylama penceresinde Yeni Onay Tarihi alanında belirtilir.
Onaylama işlemi programda tanımlı tüm işyerleri için topluca ya da ayrı ayrı yapılır. Onaylamanın işyeri bazında yapılabilmesi için onaylama penceresinde işleminin yapılacağı işyeri/işyerleri seçilir. “Kaydet” tuşu ile seçilen işyerleri için onaylama yapılmış olur.
Fiş üzerinde işyeri bilgisi olmayan fişler için (DİİB, iş emirleri, maliyet dağıtım fişi, bütçe gibi) ve enflasyon farkları mahsuplaştırma, yevmiye madde numaralama, fiş numaralama işlemleri için merkez işyerine ait onaylama tarihi dikkate alınır.
Onaylama işlemi ilk defa yapıldığında onay tarihi alanları boştur. Onay tarihi kaydedilirken, verilen tarihe ve öncesine işlem yapılamayacağını belirten mesaj ekrana gelir. Mesaja onay verilmesi durumunda onaylama işlemi tamamlanır. Böylece bu tarih üzerinden işlemlerin kesinleştiği kabul edilir ve değiştirilmesine, iptal edilmesine izin verilmez.
Onaylama işlemi bir önceki onay tarihinden önceki bir tarih verilerek yapıldığında, program verilen onay tarihinin, bir önceki onay tarihinden önce olduğunu ve onaylama işleminin bu tarihe göre yapılması durumunda eski onay tarihinin geçersiz sayılacağını belirten bir mesajla kullanıcıyı uyarır.
