2020 Yılında e-Defter Dosyalarının Oluşturulması ve Beratların Yüklenmesi ile İlgili Takvimi Değişti

19.10.2019 tarihli ve 30923 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 3 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ile;

e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan mükelleflerimiz aynı zamanda e-Defter uygulamasına da geçmek zorunda olacak ve bu mükelleflerimiz mücbir sebepler haricinde faturalarını ve defterlerini kağıt ortam yerine elektronik ortamda düzenleyip, muhafaza ve ibraz edeceklerdir.

Bağımsız denetime tabi olan ticaret şirketleri e-Defter tutma zorunluluğu kapsamına alınmaktadır.

Elektronik defterlerin kapanış tasdiki yerine geçen aylık berat dosyası oluşturma ve Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulamasına izleyen 3 ay içinde yükleme işleminin, üç aylık geçici vergi dönemleri bazında (bu döneme ait aylar için) ve geçici vergi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar gerçekleştirilebilmesi imkanı getirilmiştir.

Elektronik ortamda tutulan defterlerin, vergi güvenliğini sağlamak ve virüs, siber saldırısı vb. diğer teknolojik ataklara karşı tedbir almak amacıyla ikincil kopyalarının gizliliğe ve güvenliği sağlanmış şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerinde ya da Başkanlıktan izin alabilen güvenli saklamacı kuruluşlar bünyesinde de saklanması zorunluluğu getirilmiştir.

Elektronik defterlerin mükelleflerin kendilerine ait elektronik imza veya mali mühürle imzalanması durumuna ilave olarak, mükellefin Tebliğde öngörülen sürede ve şekilde muvafakat etmesi şartıyla; defter kayıtlarını tutan muhasebe meslek mensubunun ya da e-Defter oluşturma hizmetinden yararlandığı e-Defter yazılım firmasının elektronik imza ya da mali mührü ile imzalanabilmesi imkanı getirilmiştir.

19/10/2019 Tarihli Resmi Gazetede yayımlanan "Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)'nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 3) İle yapılan düzenleme de; e-Defter dosyalarının oluşturulması ve berat dosyalarının e-defter uygulamasına yüklenmesi tarihleri değişmiştir.

Yüklemeler için iki seçenek önerilmiştir. Mükellefler aşağıda belirtilen tablodaki tarihlere göre birisini ederek işlemlerini gerçekleştireceklerdir.

E-defter ve e-defter bertlarının saklanmazı (arşivlenmesi) ve gerektiğinde ibraz edilmesi nasıl yapılır?

Bilindiği üzere 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde e-Defter kullanıcılarının uyması gereken muhafaza ve ibraz sorumlulukları belirtilmiştir. Bu hükümler aşağıda belirtilmiştir 

1. Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.
2. Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterlerin kâğıt ortamında saklanmayacaktır.
3. Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
4. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
5. Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.”

Saklanması ile ilgili dizin yapısının detayı www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda belirtilmiştir.

“Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları (Dizin yapısı standart ağaç yapısında olmalıdır ilgili ayın paketleri bir klasörde, tüm ayların toplamı yıl klasöründe ve yılların hepsi de aynı klasörde olacak şekilde bilgisayarın yerel depolamasında saklanmalı. XML dosyalarını mükellefin/denetim elemanının düzgün görüntüleyebilmesi için XSLT dosyaları da ilgili ay dizinlerine konulmalı. Dizin yapısı …. /VKN/YIL/AY/ altında Y-K dosyaları [defterler], YB-KB dosyaları [defter beratları], GIB-YB ile GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] ve XSLT dosyası şeklinde olmalıdır ”

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar hem Yevmiye Defteri hem de Büyük Deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in yukarıda belirttiği dizin yapısında e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Dizin yapısı konusuyla ilgili uyumluluk onayı alan yazılım firmaları, e-Defter müşterilerini yönlendirmekle sorumludur.

GİB e-Defter Bildirim Uygulaması ve e-Defter Saklama Klavuzu

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 9.10.2020 tarihinde yayınlanan duyuru ile e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı’nın bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunluluğu getirilmiştir.

e-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin, e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarını, Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter Bildirim uygulamasını kullanarak GİB bilgi işlem sistemlerinde saklaması gerekmektedir. Bu kapsamda ilgili dosyaların saklanmasına ilişkin usul ve esasların belirlendiği “e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu” http://edefter.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Defter_Saklama_Kullanici_Kilavuzu.pdf yayınlanmıştır.

İlgili duyuru ile birlikte müşterilerinizin e-Defter dosyalarını e-Defter Bildirim Uygulaması yoluyla GİB sistemlerinde kendileri tarafından saklaması zorunlu hale getirilmiştir.

Bununla birlikte e-Defterleri muhafaza etme ve gerektiğinde ibraz etme zorunluluğu da devam etmektedir. Virüsler, fiziksel şartlar ve siber saldırılar gibi bilgi işlem sistemlerinde yaşanabilecek sorunlar nedeniyle yaşanabilecek olumsuz durumlar ve mağduriyetlerin önüne geçebilmek adına e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının eLogo sistemlerinde de güvenle saklanmasını tavsiye ediyoruz.

Gelir İdaresi Başkanlığının ilgili duyurusuna ulaşmak için http://www.edefter.gov.tr/duyurular.html tıklayınız.

Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter Saklama Kullanıcı Klavuzu için http://edefter.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Defter_Saklama_Kullanici_Kilavuzu.pdf tıklayınız.

2020 yılına ait e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB sistemlerine son aktarım tarihleri için http://stock.setrow.com/pimage/1860/files/2020e-DefterSaklamaD%C3%B6nemleri.JPG tıklayınız.

2021 yılına ait e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB sistemlerine son aktarım tarihleri için http://stock.setrow.com/pimage/1860/files/2021e-DefterSaklamaD%C3%B6nemleri.JPG tıklayınız.

Logo e-Defter Dosyalarının İmzalanmasında Mali Mühürü Görmemesi Sorunu

2.62 ve önceki versiyonlarda, e-Defter dosyalarının imzalanması sırasında yaşanan kart okuyucu seçilememesi durumunun çözümü için aşağıdaki linkten indireceğiniz dosyaları, program kataloğu içerisinde bulunan EDEFTER klasörüne kopyalamanız gereklidir;

ftp://download.logo.com.tr/Windows/TOOLS/e-devlet-uygulamalari/EDEFTER/e-Defter_Imzalama/