Logo yazılım döküman saklama

29.12.2013 tarih ve 28866 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 431 Numaralı VUK Genel Tebliği ile Gelir İdaresi Başkanlığı, I Sayılı ÖTV Listesi Mükellefleri Sektörü, Petrol piyasası, Doğal Gaz piyasası, LPG piyasası ile Tütün piyasası ile ilgili mükellef gruplarının kullandıkları muhasebe programları veya Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Sistemleri gibi yazılımlarında tuttukları kayıtlara belirli standartlar getirmek ve bu mükelleflerden istediği veri/bilgileri alabilmek için elektronik ortamda "Kayıt Saklama Gereksinimleri" zorunluluğunu getirmiştir.
Bu uygulamanın diğer bir amacı vergi denetimini daha etkin hale getirmek için mükelleflerden standart hale getirilmiş veriler alıp bu veriler üzerinde karşılaştırmalı analizler yapabilmektir.
Söz konusu Tebliğ, 01 Temmuz 2014 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiş bulunmaktadır.
Belirlemenin Amacı;

Vergi mükelleflerin önemli bir bölümü, vergi ile ilgili olay ve işlemlerin takip edilmesi için bilgi ve iletişim teknolojilerinden yararlanmaktadır. İfade edilen bu süreçte vergi ile ilgili olaylar açısından önem taşıyan birçok veri ve bilgi, mükellefler tarafından elektronik ortamda oluşturulmakta, analiz edilmekte ve iç kontrol süreçlerinde kullanılmaktadır. Artan faaliyet hacimlerinin de doğal sonucu olan bu durum, vergi ile ilgili olmak üzere elektronik ortamda oluşturulacak kayıtlara yönelik bazı belirlemelerin yapılmasını zorunlu kılmaktadır. Tebliğ ile bazı vergi mükelleflerine yönelik olarak yapılan belirlemelerin temel amacı, mal ve hizmet hareketi ile ilgili elektronik ortamda oluşturulacak kayıtlarda yer alması gereken asgari içeriklerin belirlenmesidir. Asgari içerik belirlemesi, söz konusu kayıtların vergi denetimi ile ilgili süreçlerde kullanım imkanını arttırdığı gibi mükelleflere ait iç kontrol süreçlerinin de gelişmesine yardımcı olacaktır.
Zorunluluk kapsamına giren kurumlar;
Aşağıda yer alan mükellefler, Tebliğ ile birlikte getirilen kayıt saklama gereksinimlerine uygun kayıtları oluşturmak, muhafaza ve ibraz etmek zorundadır;

4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olan firmalar
5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından birisine sahip olanlar,
4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar
5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları LPG Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar
ÖTV Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak; o Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler
TAPDK'dan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler
Tütün mamulleri ile ilgili Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler

Kayıtların oluşturulması, muhafaza ve ibrazı;
Kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Kayıtlar belirlenen asgari içeriğe sahip olacak şekilde ve yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluşturulur.
Kayıtların oluşturulma süresi;
Mükellefler, Muhafazası ve İbrazı Tebliğ kapsamında belirlenen konulara ilişkin kayıtların oluşturulması işlemi, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlanmak zorundadır. Elektronik ortamda oluşturulan ve muhafaza edilen kayıtların herhangi bir kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen istenmesi durumunda Vergi Usul Kanununun 14'üncü maddesi uyarınca 15 gün içinde ibraz edilmesi gerekecektir. Kayıtların ibrazı sırasında, konular ile ilgili olarak belirlenen asgari içeriğe uyulması ve tebliğde ifade edilen dosya formatlarından birisinin (.xls, .xlsx, xt, .csv veya .xml) kullanımı yeterlidir. Belirlenen süre sonunda ibraz işleminin yapılmamış olması mezkur Kanunun ceza hükümlerinin uygulanmasına neden olacaktır.
Elektronik Kayıtlar;
Kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır.
.xls - Microsoft Excel dosyası,
.xlsx - Microsoft Excel dosyası,
.txt - Düz metin dosyası,
.csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası,
.xml – Geniş
Belirlenen Kayıt Saklama Gereksinimleri;
Tebliğde, kapsama giren vergi mükelleflerince gerçekleştirilen mal ve hizmet hareketleri ile ilgili olmak üzere, aşağıda sıralanan konular ve bu konulara ilişkin asgari kayıt saklama gereksinimleri yer almaktadır.
Satış kayıtları,
Alış kayıtları,
Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları,
İthalat kayıtları,
İhracat kayıtları,
Üretim kayıtları,
Diğer kayıtlar.
Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken İşlemler;
Kayıt Saklama verileri oluşturulmadan önce ilk olarak verilerin hangi kataloğa oluşturulacağı belirtilmelidir. Bunun için Ticari Sistem Yönetimi\Genel Muhasebe Parametreleri altındaki Kayıt Saklama Kataloğu belirtilir.