Firmaların elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB'e) gönderdiği e-Defter dosyalarını 10 yıl süreyle saklama zorunluğu bulunmaktadır. e-Defter uygulamasına geçiş yapıldıktan sonra oluşturulan e-Defter'leri (Defteri Kebir, Yevmiye Defteri ve bu defterlere ait berat dosyaları) GİB'e gönderildikten sonra saklanma sorumluluğu firmalara aittir.
Firmalar internet ortamında gönderilmiş olan e-Defter kayıtlarını kendileri saklayabileceği gibi özel entegratörler ile sözleşme yaparak entegratör firmaların da saklamalarını sağlayabilir. Mükellefler, kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilen elektronik defter ve beratların silinmesi, zarar görmesi, virüs bulaşması vb. nedenlerle elektronik defter ve beratların ibrazında sorun yaşayabilmektedir. Özellikle son dönemlerde artan siber saldırılar nedeniyle birçok Logo mükellefinin elektronik defter dosyalarının zarar gördüğü görülmekte ve bu nedenle özel entegratör üzerinden saklama hizmeti alınmasının önemi giderek artmaktadır.
Bu ve benzeri nedenlerle e-Defter saklama hizmeti alınması önerilir. LOGO Özel Entegratörlük belgesi alan ilk firmalardan birisidir. LOGO programlarını kullanan ya da kullanmayan tüm firmalar LOGO'nun özel entegratörlük hizmetinden yararlanabilir.
Eğer firma özel entegratör olarak LOGO ile çalışıyorsa, LOGO e-Defter uygulaması üzerinden oluşturulan e-Defter dosyaları otomatik LOGO Özel Entegratörü'ne gönderilir.
e-Defter uygulaması üzerinden defter dosyalarını LOGO Özel Entegratörü'ne göndermek için öncelikle LOGO Özel Entegratörlük ve e-Defter saklama hizmetinin satın alınmalıdır. e-Defter Saklama hizmeti alındığında LOGO Özel Entegratör'e aşağıdaki defter dosyaları sıkıştırılmış bir şekilde (*.Zip) e-Defter.exe üzerinden manüel ya da otomatik gönderimi sağlanır.
e-Defter dosyalarının LOGO Özel Entegratör'e gönderilebilmesi için sırası ile yapılması gerekenler şunlardır:
e-Defter uygulaması firma bazında kullanan firmalar için, Sistem İşletmeni-Firma Tanımındaki e-Devlet sekmesi Yedekleme alanı işaretlenir ve Entegratör Bilgileri alanında LOGO Özel Entegratör kullanıcı bilgileri girilir.
LOGO Özel Entegratör'e otomatik gönderme işlemi yapıldığında sırası ile aşağıdaki dosyalar gönderilmekte ve gönderim işlemi sonrası bilgilendirme ekranı gelmektedir. e-Defter gönderim bilgilendirme ekranı seçenekleri; Yevmiye Defteri, Kebir Defteri (Büyük Defter), Yevmiye Beratı, Kebir Beratı, Yevmiye Beratı (GİB onaylı) ve Kebir Beratıdır (GİB onaylı).
Bu aşamada ilgili e-Defter dosyaları sorunsuz gönderilirse Yedekleme durumu "Entegratör'e İşlendi" olur.
Defter dosyaları gönderiminde bir hata alınması durumunda ise Yedekleme durumu "Yedeklenemedi" olur ve defter dosyaları tekrar manüel olarak Entegratör'e gönderilmelidir.
Durum sorgulama işlemi sonrasında gönderilen dosyalar sorunsuz yüklenmiş ise " …… aya ait Yevmiye ve Büyük Defter dosyaları yedeklendi." Mesajı gelecek ve ilgili aya ait defter dosyalarının Yedekleme durumu "Yedeklendi" olur.