Bordro programı ile personele ait puantaj kartları istenen personel için topluca üretilir. Birden fazla firma ile çalışma sözkonusu ise puantaj kartlarının üretimi her firma için ayrı ayrı yapılacaktır. Puantaj kartı üretme işlemi için Bordro menüsündeki PuantajKartıÜret seçeneği kullanılır. Puantaj kartları üretim bilgileri şunlardır:
Kurum kodu: Puantaj kartlarının üretileceği firma numarasıdır. Tanımlı firmalar listelenir ve ilgili firma seçilir. Firma numarası belirtilmeden puantaj kartı üretilemez ve dolayısıyla puantaj hesabı yapılamaz.
Puantaj öndeğeri: Puantaj hesaplarında kullanılacak puantaj öndeğeridir. Tanımlı puantaj öndeğerleri listelenir ve puantaj kartları üretiminde kullanılacak öndeğer tanımı seçilir. Puantaj öndeğeri belirtilmeden puantaj kartı üretilmez ve puantaj hesapları yapılamaz.
Kur tarihi ve değeri: Dövizli kullanımda kur tarihi ve bu tarihteki kur değerinin belirtildiği alanlardır.
Maaş tipi: Puantaj kartları maaş tipine göre üretilir. Maaş tipi alanında, kart üretiminin yapılacağı maaş tipleri listelenir ve ilgili tip seçilir. Bu alan;
- Normal
- Kıst Maaş
- İlk Maaş
- Terfi
- Açığa Alınmış
- Tutuklanmış
- Fark
- Diğer
seçeneklerini içerir.
Normal: Normal maaş ödemesi tipidir.
Kıst : İlk defa göreve atananlar göreve katıldıkları günden itibaren aylığa hak kazanırlar. Göreve başladığı gün ile takip eden aybaşına kadar ( takip eden ayın 15'ine) olan süreye ilişkin istihkaklar gün hesabıyla tespit edilir ve takip eden ayın maaşı ile birlikte ödenir.
Burada kıst maaş bordrosunun düzenleneceği ay için gün sayısı dikkate alınacaktır.
Kıst esasına göre hesaplanan bu tutarlardan sadece Damga Vergisi ile Gelir Vergisi kesilir. Bunun dışında herhangi bir kesinti yapılmaz. ( Emekli Sandığı ile Tasarrufu Teşvik Kesintileri )
İlk Maaş : İlk defa Emekli Sandığına tabi bir hizmete atanan memurların ilk tam aylıkları üzerinden % 25 giriş keseneği kesilir, bu giriş keseneği hem memur hem kurum tarafından ödenir. Bu % 25 kesinti dışında normal maaşlarda ödenen % 15 memur, % 20 kurum kesintisi uygulanmaz.
Terfi : Memurun maaş derece ve kademe ilerlemesiyle yapmış olduğu terfi tarihinden sonraki ilk maaş ödemesinin yapılacağı tarihte personelin halen bulunduğu maaş derece ve kademe karşılığı aylığı ile yükseldiği derece ve kademenin karşılığı olan tutarlar arasındaki farkın tamamı ( % 100 'ü) kesilir, aynı miktar da devletçe ödenerek iki aylık arasındaki farkın % 200 tutarı Emekli sandığına gönderilir. Bu ayda % 15 ve % 20 lik emekli sandığı kesenekleri de hesaplanır.
Çalışanın maaş kadro ve/veya derecesinde veya kıdem yılında bir değişiklik olduğu takdirde bu değişiklikten sonra kişiye ait oluşturulacak ilk puantajın maaş tipi olarak "terfi" maaş öndeğer olarak gelir ve terfi kesintisi hesaplanır.
Fark Maaş : Zam dönemlerinde katsayı artışlarından dolayı ortaya çıkan farkların ödenmesidir. Örneğin 15 Aralıkta 1999 da 15 aralık-15 Ocak dönemine ait maaş hesaplaması Temmuz 1999 katsayılarına göre hesaplanır ve ödenir. 1 Ocak 2000 itibari ile ise katsayılarda düzenlemeler gerçekleştirilir. Brüt aylık ( gösterge + ek gösterge ödemesi) , taban aylık, kıdem aylığı, yan ödeme, aile yardımı tutarlarının ve de "normal veya terfi" puantajda değişen katsayılarla hesaplanmış her hangi bir parametre var ise bütün bunların farklarının 14 / o ayın gün sayısı üzerinden işlemler gerçekleştirilir.
Burada fark bordrosunun düzenleneceği ay için gün sayısı dikkate alınacaktır. Fark bordrosu hesaplaması yapılırken o dönemde hesaplanmış olan "normal" ve "terfi" maaş yeni katsayılarla yeniden hesaplanır. Yeni maaş ile eski maaş arasındaki fark rakamları satırlara yansıtılır.
Diğer: Ödenen bazı ek ödemeler için normal maaş puantajından ayrı olarak yeni bir puantaj oluşturulmak istenen durumlarda kullanılır. İkramiye bordrosu, nöbet bordosu vb. Diğer bordrosunun ismi ayarlar program bölümünde tip tanımları menüsündeki bordro tipi seçeneği ile tanımlanır.
Kayıt tarama ve tarama sırası : Puantaj kartı üretiminde kayıtların ne şekilde taranacağı ve taramada hangi sıralamanın esas alınacağı bu alanlarda belirlenir. Kayıt tarama işlemi sicil kartlarına göre yapılmaktadır.
Sicil kartları seçiminde dönem için üretilecek puantaj kartlarında sicil kartları dikkate alınır.
Kayıt tarama sırası alanında ise kayıt taramada yapılan seçime göre sicil ve puantaj kartlarının hangi sıralamaya göre taranacağı belirlenir.
Bu alan;
• Sicil numarasına göre
• Bölüm numarasına göre
• İş yeri numarasına göre
olmak üzere 3 seçeneklidir. Yapılan seçime göre puantaj kartları oluşturulur. Sicil numarasına göre seçiminde tarama işlemi sicil numarasına göre bölüm ve iş yeri numarası seçimlerinde bölüm ve iş yerine göre yapılır.
Öndeğer filtresi : Puantaj öndeğerleri tanımlanırken öndeğer filtreleri kullanılarak puantaj kartları oluşturulacak personel belirlenir. Puantaj kartlarının hangi personel için üretileceği öndeğer filtreleri seçeneği ile belirlenir. Tanımlı öndeğer filtreleri listelenir ve seçim yapılır. Öndeğer filtresi belirlenmemişse puantaj kartı üretim penceresinden belirlenir.
Puantaj kartı üretme işleminde eğer puantaj öndeğeri ile personelin bir kısmı (ya da tamamı) için daha önce puantaj hesaplattırılmış ancak dönem kapatılmamışsa program kullanıcıyı, bu puantaj kartının daha önce üretildiğini belirten bir mesajla uyaracaktır. Döneme ait puantaj kartlarının yeniden üretilmesi durumunda ekrana gelen mesaj Evet, Hayır ve Vazgeç olmak üzere üç seçeneklidir.
Puantaj kartları üretimi, öndeğer filtresinde belirtilen koşullara uyan tüm personel için değil yalnızca bazı personel için yapıldığında, mesaj ekranında kartı yeniden üretilmeyecek personel için Hayır, yeniden üretilmesi istenen personel için Evet seçimi yapılır. 