Logo uygulamaları ile e-defter dosyalarınızı Gelir İdaresi Başkanlığının belirttiği format ve standartlara uygun biçimde hazırlayabilir, dosya imzalama, berat dosyası oluşturma ve diğer gerekli işlemleri ilgili menü seçenekleri ile kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.
E-Defter hazırlama işlemlerinizi iki şekilde gerçekleştirilebilir:
Programda Ana Kayıtlar / Muhasebe altında yer alan E-Defterler seçeneği ile Logo uygulamasının bulunduğu kataloğun içindeki EDEFTER klasöründe yer alan EDefter seçeneği kullanılarak
E-Defter uygulamasının yukarıda belirtilen katalogdaki “EDefter” seçeneği ile çalıştırılması durumunda, bir Login ekranı açılır. Bu ekranda girilecek kullanıcı adı / şifre ve firma bilgileri, Logo uygulamalarına girişte kullandığınız kayıt bilgilerinizdir.
Logo E-Defter ekranından gerçekleştirebileceğiniz işlemler aşağıda kısaca özetlenmiştir:
“E-Defter” dosyaları Gelir İdaresi Başkanlığının belirttiği format ve standartlara uygun biçimde hazırlanır.
Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belirli bilgileri kullanılarak “berat” dosyası oluşturulur.
Berat dosyası imzalanır ya da mühürlenir.
Mühürlü ya da imzalı berat dosyası GİB’e gönderilir. (Dosya, www.edefter.gov.tr adresinde bulunan “e-Defter Uygulaması”na giriş yapılarak yüklenir)
Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır.
Elektronik oluşturulan defterler şunlardır:
Yevmiye Defteri
Defter-i Kebir ( Büyük Defter )
XML formatında Yevmiye Defteri ya da Defter-i Kebir oluşturmak için Logo E-Defter sayfasında yer ilgili simgeler ile F9/sağ fare tuşu menüsündeki seçenekler kullanılır. Ekranda / F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler şunlardır:
Firma Değiştir: Bu seçenek kullanıldığında, Sistem tarafında tanımlı olan tür firmaların listelendiği Firma Seçimi penceresi ekrana gelir. İlgili firma seçilir.
Ekle: XML formatında Yevmiye Defteri veya Defter-i Kebir kaydı eklemek için kullanılır. Bu defterler pencerenin alt kısmında yer alan Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir seçenekleri tıklanarak da kaydedilebilir.
Çıkar: Defter tanımını silmek için kullanılır. Tanım silindiğinde oluşan XML dosyaları da otomatik olarak silinir. “Berat İmzalandı” statüsündeki defterlerin (ve katalogdaki dosyaların) silinmesine izin verilmez.
Yevmiye Defteri ya da Defter-i Kebir silinmek istendiğinde, program kullanıcıyı “Aynı başlangıç-bitiş tarihlerine sahip Kebir / Yevmiye Defteri kaydı da silinecek” mesajı ile uyarır ve mesajın onaylanması halinde aynı tarihli Kebir / Yevmiye Defteri dosyası da otomatik olarak silinir.
Değiştir: Defter bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.
İncele: Defter bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen tanım bilgilerinde değişiklik yapılamaz.
Kopyala: Seçilen kayıt bilgilerini bir başka tanıma kopyalamak için kullanılır.
Kayıt Bilgisi: Defter tanımının ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir. Tarihçe özelliğinin kullanılması durumunda, tanım üzerinde işlem yapan tüm kullanıcıları listelemek de mümkündür.
Kayıt Sayısı: Defterler listesinde kayıt türüne göre ve toplam olarak kayıt sayılarını listeler.
Güncelle: Yevmiye Defteri ve/veya Defter-i Kebir kayıtlarının bulunduğu listeyi güncellemek için kullanılır.
Filtrele: Defter listesini, verilen filtre koşullarına uygun kayıtlarla görüntüler.
Dosya Kataloğunu Aç: Diğer İşlemler / Muhasebe Çalışma Bilgileri program bölümünde belirtilen E-Defter kataloğu altındaki xml katoloğuna ulaşmak için kullanılır.
E-Defter Web Sitesini Aç: www.edefter.gov.tr adresine bağlanmak için kullanılır. Bu adrese bağlanmadan önce kullanıcının GİB tarafından onaylanan berat dosyalarını indirmesi gerektiği katolog ( ticari sistem yönetiminde belirlediği katalog) uyarı verilerek hatırlatılır.
Dosya Oluştur: Defter dosyasını oluşturmak için kullanılır. Dosya, standart xbrl formatında üretilir ve ticari sistem yönetiminde seçilen katalog altında aşağıdaki formatta saklanır:
1234567890-201101-Y-00.zip
Önemli: Oluşan dosyalar henüz imzalanmadığı için dosya adına (nosign) etiketi konulur:
1234567890-201101-YB-00.zip (nosign)
İmzalandıktan sonra yeni bir dosya daha oluşur, bu dosyada (nosign) etiketi bulunmaz.
Dosya İmzala: Oluşturulan dosyanın imzalanması için kullanılan seçenektir. Bu seçenek kullanıldığında, “Sertifika Seçimi” penceresi ekrana gelir. Bu pencereden elektronik imza ya da mali mühür seçilir. “Seç” düğmesi ile imzalama işlemi gerçekleştirilir.
İmzala işlemiyle birlikte nosign etiketine sahip defter dosyası imzalanır. Oluşacak dosyanın adı:
1234567890-201101-Y-00.zip
Berat Oluştur: E-Defter beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Bu seçenek ile defter dosyasına ait berat dosyası oluşturulur.
Oluşacak dosyanın adı:
1234567890-201101-YB-00.zip (nosign)
Berat İmzala: Oluşturulan berat dosyası bu seçenek ile imzalanır. Bu seçenek kullanıldığında, “Sertifika Seçimi” penceresi ekrana gelir. Bu pencereden elektronik imza ya da mali mühür seçilir. “Seç” düğmesi ile imzalama işlemi gerçekleştirilir. “Berat İmzalandı” statüsündeki dosyaların silinmesine izin verilmez.
Oluşacak dosyanın adı:
1234567890-201101-YB-00.zip
Yapılan işlemler sonucu oluşturulan mühürlü ve ya imzalı berat dosyası GİB’e gönderilir. (Dosya, www.edefter.gov.tr adresinde bulunan “e-Defter Uygulaması”na giriş yapılarak yüklenir)
Berat dosyası, Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilir.)
GİB’e Gönderildi: Oluşturulan ve GİB’e gönderilen dosyanın durumunu “GİB’e Gönderildi” olarak değiştirmek için kullanılır. Bu seçenek kullanıldığında defter içerisindeki “Durumu” alanı güncellenir.
Onaylı Berat İndirildi: Onaylanan ve Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile mühürlenen berat dosyasının durumunu “Onaylı Berat İndirildi” olarak değiştirmek için kullanılır. Bu seçenek kullanıldığında defter içerisindeki “Durumu” alanı güncellenir.
Oluşturulan Dosyaların Görüntülenmesi
Oluşturulan dosyalar F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alan “Defter dosyasını aç” ve/veya “Berat Dosyasını aç” seçenekleri ile görüntülenir.
Zaman Damgası Sunucu Bilgileri
E-Defter uygulamasında kullanılan TÜBİTAK zaman damgası sunucu bilgileri, Sistem İşlemeni tarafında, Firma/Detaylar penceresinde Bağlantı Ayarları sekmesinde yer alan ilgili alanlardan kaydedilir.
Zaman damgası, bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı ifade eder. Örneğin, bir elektrik kesintisi veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar güvenli elektronik imza (gerçek kişiler için) veya mali mühür (tüzel kişiler için) ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK'tan temin edilecektir.
Dosya Oluşturma Sırasında Yapılan Kontroller
Defter dosyaları oluşturulurken ay sırası ve durum kontrolleri yapılır. Örneğin, Ocak ayına ait yevmiye defteri oluşturulmadan Şubat ayına ait yevmiye defteri oluşturulamaz. Oluşturulmak istendiğinde kullanıcı uyarılır. Ocak ayına ait tüm defterlerin durumu “Onaylı / Berat / İndirildi” statüsüne geldikten sonra Şubat ayına ait defter dosyalarının oluşmasına izin verilir.
İsteğe bağlı parçalı defter oluşturulabilir. Bu, kıst dönemlerinde gereklidir. Yani Mart ayına ait defter dosyası önce 1-16 Mart, daha sonra 17-31 Mart tarihlerinde oluşturulabilir. Aynı aya ait aynı tarihlerde defter dosyası oluşturmaya izin verilmez. Yevmiye ve Defter-i Kebir form tanımlarında bulunan başlangıç tarihi alanı bir önceki formdaki bitiş tarihinden bir sonraki tarihe ayarlı olarak gelir ve değiştirilmesine izin verilmez. Bu kontrol aynı aya ait form eklenmek istendiğinde yapılır. Ayın son gününe ait bir form kaydı olduğu halde, aynı aya ait yeniden bir form kaydedilmek istediğinde ise uyarı verilir ve kaydın eklenmesine izin verilmez.
Bu şekilde oluşturulan kayıtlarda,
1-16 Mart arası 200 MB’dan büyükse parçalı defter oluşturulmalıdır.
1-16 Mart arası 200 MB’dan küçükse tek dosya oluşmalı fakat dosya parça numarası “0000” olmamalıdır. Çünkü 16 günlük defter ayın bir kısmını kapsamaktadır. Ayın kalan günleri için de ileride defter oluşturulacaktır.
İşyeri Bazında E-Defter
Firmanın e-defter kullanıcısı olarak belirlenmesi halinde, e-defter dosyalarının firma ya da işyeri bazında oluşturulacağı firma detaylarında Kontrol Tipi alanında belirlenir. E-Defter kullanıcısı olan firma tanımında e-defter dosyalarının işyeri bazında oluşturulacağı belirlenmişse, ilgili firmaya ait işyerlerinde "E-Defter Kullanıcısı" alanı işaretlenir. Gerekli adres bilgileri (farklı bir adres kullanılmayacaksa) İşyeri tanımında sol alt köşede bulunan "Adres bilgilerini firmadan kopyala" düğmesi kullanılarak kaydedilebilir. NACE Kodu, Web Adresi ve E-Mail Adresi alanları yine E-Defter kapsamında doldurulması gerekli alanlardır. Kurum Tipi alanında Gerçek Kişi seçildiğinde, e-defter dosyaları oluşturulurken Firma tanımları - İşveren Bilgileri sekmesinde girilen TC Kimlik No. bilgisi kullanılır. Eğer kurum tipi Tüzel Kişi ise, Vergi Dairesi ve Vergi Numarası alanlarının doldurulması zorunludur.
İşyeri Bazında E-Defter Dosyalarının Oluşturulurken...
Dosya oluşturma sırasında filtrelerde tek bir işyeri seçilir.. Kullanıcı her bir işyeri için ayrı kayıtlar açmak zorundadır. (Bu zorunluluk GIB’in işleyişiyle bağlantılıdır)
Dosyalar oluşturulurken lisans serverda işyerlerine ait VKN’ler sorgulanır ve e-defter lisansı olup olmadığı kontrol edilir. Şayet e-defter lisansı olmayan bir işyeri olursa, o işyerine ait dosya oluşturulmaz.
Not: E-defter işyeri bazında oluşturulacaksa, aynı aya ait birden fazla dosya oluşmasına izin verilir fakat, aynı aya ait aynı işyerine birden fazla kayıt oluşturulamaz.
Şubeli e-Defter
İşyeri bazında oluşturulan e-defterler için, aynı vergi kimlik numarasına sahip olan işyerlerini kendi içlerinde bir şube adı altında gruplamak ve e-Defter oluşturma ve beyan işlemini bu grup bazında gerçekleştirmek mümkündür. Aynı vergi kimlik numarasına sahip işyerleri, işyeri tanımı e-devlet sekmesindeki Şube No ve Şube Adı alanında girilen şube altında gruplanır. Bu durumda şubenin bağlı olduğu firma, Firma Adı ve Firma Unvanı (zorunlu alanlar) alanlarından girilir.
Şubeli e-defter oluşturmak için öncelikle Logo E-Defter ana sayfasında “Şubeli” seçimi yapılır. Yevmiye Defteri veya Büyük Defter seçilir, Şubeli Defter bölümünden Vergi Numarası ve Şube Numarası girilir. Şube numarası belirtildiğinde bu şubeye bağlı olan işyerleri İşyeri alanında otomatik olarak listelenir. Diğer bilgiler tanımlandıktan sonra tanım kaydedilip defter beyanı aynı gruptaki işyerleri için aynı anda gerçekleştirilir.